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PDF/A Hintergrund und weitere
Informationen
PDF/A - eine neue ISO
Norm
ISO 19005-1 ist eine ISO (International Standards
Organisation) Norm, welche am 01.10.2005 publiziert wurde:
Document Management - Electronic
document file format for long term preservation - Part 1: Use of PDF
1.4 (PDF/A-1)
Diese Norm definiert ein Standardformat
(PDF/A) für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten.
Sie bezieht sich auf die PDF-Referenz Version 1.4 von Adobe Systems
Inc. (implementiert in Adobe Acrobat 5).
Die Norm spezifiziert
zwei Ebenen von Übereinstimmungsgraden:
- PDF/A-1a - Level A conformance im
Teil 1
- PDF/A-1b - Level B conformance im
Teil 1 (beschränkte Anforderungen)
Eine neue Version "PDF/A-2" ist in
Arbeit. Sie basiert auf der PDF-Referenz Version 1.6.
PDF/A - Der
Hintergrund
PDF/A wurde initiiert und wird
betrieben von NPES (National Printing Equipment Association), AIIM
(Association for Information and Image Management) und
Administrative Office of the U.S. Courts.
Viele Hersteller und Anwender sind
vertreten: Xerox, Harvard University, Visoneer, Adobe, Library of
Congress, Schering, NARA, EDS, EMC, Merck, Glaxo Smith Kline,...
PDF/A soll sein:
- Geräte- und Softwareunabhängig: Inhalte
werden immer gleich dargestellt
- Self Contained: eine PDF/A
kompatible Datei beinhaltet alle Komponenten, die zur Darstellung
nötig sind
- Self Documented: eine PDF/A
kompatible Datei beschreibt und dokumentiert sich selbst
(Metadaten)
- PDF/A erlaubt die Abbildung der
logischen Dokumentenstruktur
PDF/A ist nur ein Teil einer
Lösung
- PDF/A allein garantiert keine
Langzeitarchivierung
- PDF/A allein garantiert nicht, dass
die Information wie gewünscht dargestellt wird
- PDF/A erhebt nicht den Anspruch,
dass PDF-basierte Archivierung der beste Weg ist
- Aber, wenn PDF, dann definiert PDF/A
ein speziell ausgelegtes "Profil" für die Langzeitarchivierung
PDF/A ist nur eine Komponente einer Archivierungsstrategie.
Weitere Aspekte müssen in Zusammenhang mit der
Einführung eines PDF/A-konformen Archivs berücksichtigt werden:
- Unternehmensspezifische Vorschriften
- Zulässige Quellformate,
Schriftarten,....
- Individuelle zusätzliche
Anforderungen
- Qualitätsmanagement
PDF - Ihre Vorteile
Elektronische Dokumente haben
unzählbare Vorteile gegenüber traditionellen Archivierungsformaten
(z.B. Papier, Mikrofilm). Allein die verbesserte Verfügbarkeit kann
die Einführung eines elektronischen Archivs begründen. Die Vorteile
eines PDF-Archivs gegenüber einem TIFF- oder einem Papierarchiv
sind:
- PDF speichert Objekte wie
Textzeichen und Graphiken. Damit kann der volle Text im ganzen
Archiv effizient gesucht werden. Ein TIFF-Dokument ist ein
Rasterbild und muss daher zuerst mittels OCR (Optical Character
Recognition) gescannt werden.
- PDF-Dateien benötigen nur einen
Bruchteil des Speicherplatzes der Originaldatei- oder einer
vergleichbaren TIFF-Datei, ohne an Qualität zu verlieren. Der
geringere Speicherplatzbedarf wirkt sich vor allem auch bei der
elektronischen Übermittlung (FTP, Beilage zu E-Mails usw.) der
Dokumente aus.
- PDF-Format ist optimierbar. Je nach
Verwendungszweck kann die Priorität auf Bildqualität (z.B. Checks)
oder Extraktion von strukturierten Daten (z.B. Buchungsbelege)
liegen. TIFF macht hier keine Unterschiede.
- Metadaten wie Titel, Autor,
Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Thema, Schlüsselwörter usw.
können als Bestandteil einer PDF-Datei gespeichert werden. Anhand
der Metadaten können PDF-Dateien automatisch ohne manuelle
Intervention klassifiziert werden.
PDF/A - Links zu weiteren
Informationen
Es gibt einige Webseiten und Artikel,
welche sich mit dem Thema "PDF/A" befassen. Die folgenden Links
können Ihnen bei der Suche nach mehr Einzelheiten behilflich sein:
Quelle:
PDF-Tools AG
Für weitere Informationen kontaktieren Sie
uns direkt unter sales@pdfstore.de, über unser Kontaktformular
oder unter der Bestell- und Info- Hotline +49 (0) 89 / 75 07 63 9 -
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